Eenmalige legalisering via het Apostilleverdrag

De eenmalig legalisering van documenten door middel van het Apostilleverdrag is een procedure die kan worden uitgevoerd door de daarvoor bevoegde instanties in de landen die de Haagse Conventie hebben ondertekend. Dat wil zeggen: documenten die op de juiste wijze zijn gecertificeerd overeenkomstig de Haagse Conventie, zullen worden erkend als authentiek en zullen dus ook rechtsgeldig zijn in alle landen die deze conventie hebben ondertekend. In de volgende alinea‘s vertellen we je hier meer over.

Wat is het Apostilleverdrag?

Dit verdrag voorziet in een gerechtelijke procedure, waarbij bevoegde autoriteiten een apostille, oftewel een stempel, plaatsen op een publiek document of een bijlage hiervan om de authenticiteit van de handtekening te legaliseren. Burgers van landen die de 12e Haagse Conventie hebben ondertekend, zijn hierdoor niet verplicht om hun documenten op een andere manier te legaliseren. Deze zijn rechtsgeldig in alle landen die de overeenkomst hebben getekend.

Waarvoor worden apostilles gewoonlijk gebruikt?

Het doel van de apostilles van de Haagse Conventie is dat de landen die aangesloten zijn bij dit verdrag, documenten erkennen die al eerder zijn gecertificeerd door daarvoor bevoegde autoriteiten in het land van herkomst, zonder dat deze op enige andere manier hoeven te worden gelegaliseerd.

Documenten die je kunt waarmerken met dit apostille zijn onder andere de volgende: bepaalde administratieve documenten, gerechtelijke documenten en officiële certificeringen in particuliere documenten.

Echter, je kunt de apostille niet gebruiken voor documenten van diplomaten en consulaire ambtenaren.

Hoe apostilleer je een document?

Als je de echtheid van een bepaald administratief of gerechtelijk overheidsdocument – voor veel van deze is zo‘n voorafgaande erkenning verplicht – wilt bewijzen Spanje, moet je je persoonlijk richten tot het Centraal Bureau voor Burgerdienstverlening van het Spaanse ministerie van Justitie, het regionale bestuur van ditzelfde ministerie en de gedelegeerde bureau‘s in Ceuta en Melilla óf de staatssecretariaten van de Spaanse Hooggerechtshoven.

Heb je notariële documenten of particuliere documenten in je bezit die al eerder zijn gelegaliseerd bij een notaris? Dan kun je deze laten apostilleren bij de Notariële Colleges of bij de daarvoor bevoegde notarissen. Gerechtelijke overheidsdocumenten die zijn opgevoerd door het Audiencia Nacional, een Spaanse gecentraliseerde rechtbank, of het Spaanse Hooggerechtshof, het Tribunal Supremo, ontvangen hun apostille door middel van hun Staatssecretaris.

Lidstaten van de Haagse Conventie

In totaal hebben 115 landen de Haagse Conventie ondertekend. Met de geapostilleerde documenten heb je daarom de mogelijkheid om gerechtelijke procedures uit te voeren in ieder van deze landen.

Naast Spanje hebben ook deze landen het verdrag ondertekend: Duitsland, Oostenrijk, Australië, Chili, Colombia, Denemarken, de Verenigde Staten, Frankrijk, Japan, Mexico, Panama, Zuid-Afrika, Zwitserland, Uruguay en Venezuela. Afgelopen 30 april ondertekende ook Tunesië het verdrag.

Als je in een land woont dat het apostilleverdrag heeft ondertekend, kun je met succes gebruikmaken van de procedure van de Haagse Apostille bij de daarvoor bevoegde instanties in jouw land van herkomst. Je kunt dus in ieder land dat aangesloten is bij het verdrag gebruikmaken van documenten die op de juiste wijze zijn gecertificeerd, zonder dat deze op een andere manier hoeven te worden gelegaliseerd. Als je vragen hebt, kun je deze hieronder stellen.

This post is also available in: Español (Spaans) English (Engels) Français (Frans)