Als je werkt met klanten in het buitenland, moet je weten hoe je een internationale factuur maakt. Wij helpen je graag en beschrijven hier de belangrijkste stappen in het proces. Zo maak jij eenvoudig gedetailleerde facturen en kun je je focussen op ander werk.
Het maken van een internationale factuur afhankelijk van de klant
Niet alle facturen zijn hetzelfde. Belangrijk element hierbij is de handelsrelatie tussen Spanje en het land waar de ontvanger van de genoemde factuur woont. Ter verduidelijking een voorbeeld: de lidstaten van de Europese Unie bewegen zich in een ander fiscaal veld dan andere landen. Hieronder analyseren we dit verschil.
Hoe factureer je aan een klant in de Europese Unie?
Twee voorbeelden:
- Diensten factureren aan een particulier of bedrijf. Het belangrijkste verschil bij particulieren in Spanje is dat deze zijn vrijgesteld van BTW. Maar let op, afhankelijk van jouw sector moet je misschien BTW toevoegen. Artikel 70 van de BTW-wet legt het uit voor alle gevallen.
- Goederen factureren aan een bedrijf of particulier binnen de Europese Unie. Hetzelfde geval als het voorgaande voorbeeld. Alleen betaalt hier de consument de BTW. Het gaat niet zozeer om het betalen, maar zij moeten dit apart declareren, binnen het belastingstelsel van hun land. Hoe beïnvloedt dit jou? Allereerst hoe je in dit geval de BTW niet op de factuur weer te geven. En daarmee wordt het verhaal een stuk simpeler.
Er is nog een andere optie: het verlenen van een economische dienst aan een particuliere inwoner met fiscaal adres in een ander land van de Europese Unie. Die gevallen gelden als nationale operaties. Dat wil zeggen, de factuur moet worden opgenomen in de modellen 303 en 349, met vermelding van de BTW en overige. Dit is gelijk aan het factureren aan een particulier met fiscaal adres in Spanje.
Hoe factureren aan een klant buiten de EU?
In deze gevallen is het proces anders en iets ingewikkelder. Het idee hier is dat als je diensten of goederen verkoopt, je deze administratief moet vermelden in de context van export. Oftewel, facturen moeten de vermelding hebben ‘Artikel 21.1 van de Wet 37/1992’.
Op dezelfde manier hoef je hier geen btw aan te geven, maar alleen de export-DUA (uniek douane-document) en een internationaal vervoersdocument aan je documenten toe te voegen. Met deze beide papieren is het spoor van de door jou verkochte goederen geregistreerd en vallen ze onder de van toepassing zijnde regelgeving en overeenkomsten van elke land.
Zoals je ziet, is het niet heel ingewikkeld. Met EU-lidstaten is het makkelijker handelen dan met klanten buiten de EU.
Maak eenvoudig een internationale factuur.
Kan ik een nationale factuur gebruiken als model voor een internationale factuur of maak ik beter een nieuwe? Wij geven je een aantal specifieke aanwijzingen die je helpen bij het opstellen.
Vermeld als eerste jouw gegevens: je fiscale adres, naam en achternaam en BSN. Daarna volgen de gegevens van de klant. Het fiscale nummer van het bedrijf of BSN van de baas, naam en fiscaal adres.
Het concept is een ander onmisbaar element op de factuur. Vermeld gedetailleerd welke product of welke dienst je verkoopt. Onder het concept zet je de prijs, de btw (indien nodig en we hebben gezien dat dat hier niet nodig is) en de inkomstenbelasting. Tot slot voeg je de verplichte documenten toe als het gaat om export. Dat is alles.
Tips voor het maken van dit soort facturen? Wij geven je een aantal tips die jouw fiscale situatie wat makkelijker maken:
- Raadpleeg een (belasting)adviseur bij de eerste paar facturen. Zij kunnen je helpen als blijkt dat de diensten in kwestie worden ingeperkt door geldende wetten of regelgeving.
- Schakel de hulp in van een vertaalbureau. Een correct opgestelde factuur maakt de communicatie met je buitenlandse klant en het hele proces vloeiender en ruimt eventuele twijfels uit de weg.
- Verdiep je in de internationale verdragen die er zijn met het land van bestemming. Raadpleeg de autoriteiten, vooral als het gaat om diensten met een groot budget. Zo vind je misschien makkelijkere manieren die het proces simpeler maken.
Nu weet je dus hoe je een internationale factuur maakt. Je kunt je bedrijf beter internationaliseren als je dit proces goed kent. En vergeet niet contact met ons op te nemen als je vloeiender wilt communiceren met internationale klanten. Wij bieden je een oplossing op maat. Wij zijn een vertaalbureau met volop ervaring en helpen je te factureren met volledige transparantie.
